Chúng ta thường gửi nhiều thư điện tử mỗi ngày tại nơi làm việc trong gia đình , trên điện thoại nhưng liệu bạn có biết những từ chuyên môn của Email có nghĩa là gì không ?
1. Email Client và Webmail
Trước khi giải thích những giao thức khác nhau dùng để tải thư về máy tính , chúng ta cần hiểu những từ ngữ đơn giản đó là Email Client và Webmail .
Nếu bạn có tài khoản hòm thư Gmail , Hotmail , Yahoo hoặc tài khoản khác và muốn truy cập tới các hòm thư này để làm việc bạn phải thông qua trình duyệt như Internet Explorer , FireFox , Chrome …thì có nghĩa là bạn đang dùng Webmail .
Nếu bạn làm việc tại văn phòng và dùng các chương trình như Microsoft Outlook , Windows Live Mail hoặc Mozilla Thunderbird để quản lí thư từ của mình thì có nghĩa là bạn đang dùng Email Client .
Cả hai Webmail và Email Client là các ứng dụng để Nhận và Gửi thư điện tử , và chúng dùng những phương pháp giống nhau để làm việc này . Webmail là ứng dụng được viết để hoạt động trên Internet qua trình duyệt , thường không cần phải cài thêm các phần mềm nào khác . Tất cả công việc được thực hiện bởi máy tính từ xa có nghĩa là máy chủ và máy tính kết nối với nhau qua Internet .
Email Client là những chương trình được cài đặt trên máy tính cục bộ , có nghĩa là trên máy tính của bạn hoặc trong văn phòng , để tương tác với máy chủ Email từ xa để tải và gửi thư điện tử cho bất kì ai bạn quan tâm , những công việc liên quan tới Email được thực hiện thông qua giao diện người dùng . Với Email Client bạn không cần phải dùng trình duyệt để ra lệnh cho máy chủ từ xa .
Tuy nhiên có một số nhà cung cấp Webmail , như Google Gmail , cho phép người dùng sử dụng Email Client với các dịch vụ của mình . Chúng ta sẽ đưa ra ví dụ nhanh để giải thích sự khác nhau
Khi đăng kí một địa chỉ Email mới trong Gmail và bắt đầu gửi và nhận Email thông qua dịch vụ Webmail bằng cách dùng trình duyệt để đăng nhập vào tài khoản .
Tuy nhiên nếu không thích dùng dịch vụ Webmail bạn có thể dùng Email Client như Thunderbird để tương tác với những máy chủ Gmail của Google , Thunderbird sẽ được cài đặt vào máy tính của bạn . Như vậy với Gmail bạn có thể dùng Webmail hoặc Email Client để nhận / gửi và quản lí thư . Xin nhớ không phải bất kì nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí nào cũng làm như vậy .
Làm thế nào để Email Client có thể nhận , gửi và quản lí Email ? Đó chính là những giao thức Email chúng sẽ chạy bên trong Email Client hoặc điện thoại di động .
2. POP3 , Post Office Protocol
POP là một cách để lấy về những thông tin Email để dùng trên những máy tính cục bộ có băng thông hạn chế và người dùng đọc được những nội dung thư mà không cần phải kết nối tới Internet sau đó xóa những Email sau khi được tải về khỏi máy chủ Email .
Phiên bản POP đầu tiên được tạo ra trong năm 1984 , POP2 được cải tiến đưa ra đầu năm 1985 . POP3 là phiên bản hiện tại được dùng rộng rãi và là kiểu đặc biệt trong giao thức Email .
POP3 tạo ra những bản sao của Email sau đó xóa thư gốc từ máy chủ Email . POP3 dựa trên những model cũ của vì thế hiện nay đã chuẩn bị POP4 trong thời gian vài năm nữa .
3. IMAP , Internet Message Access Protocol
IMAP được tạo ra trong năm 1986 , có vẻ như khá phù hợp với thế giới hiện đại ngày nay kho mà kết nối Internet khá tốt . Ý tưởng của nó giữ cho người dùng phải gắn bó với một Email Client duy nhất , cung cấp khả năng đọc Email như “trong đám mây”.
So với POP3 , IMAP cho phép người dùng đăng nhập từ nhiều Email Client hoặc các giao diện trình duyệt khác nhau và xem cùng những bức thư điện tử , bởi vì những Email được giữ trên những máy chủ Email từ xa cho tới khi người dùng xóa nó . Trong thế giới khi mà chúng ta thường kiểm tra thư từ mọi nơi trên những giao diện Webmail , Email Client và trên điện thoại di động thì IMAP là thông dụng nhất , mặc dù vậy không phải nó không có vấn đề .
Do IMAP lưu trữ email trên máy chủ Email từ xa nên bạn sẽ bị hạn chế dung lượng của Mailbox , tùy thuộc vào thiết lập của dịch vụ Email . Nếu có số lượng lớn thư bạn muốn giữ thì có thể bạn sẽ gặp vấn đề nhận và gửi thư khi hộp thư bị đầy .Một số người chọn cách sao lưu những bức thư bằng Email Client và sau đó xóa chúng trên máy chủ từ xa .
4. Microsoft Exchange , MAPI , và Exchange ActiveSync
Microsoft bắt đầu phát triển MAPI ( đôi khi được gọi là Messaging API ) không lâu sau khi IMAP và POP được phát triển lần đầu tiên và nó chứa đựng nhiều thứ hơn là chỉ Email thông thường . Nếu so sánh IMAP và POP thì MAPI mang nhiều yếu tốt kỹ thuật và công nghệ hơn nhưng quá phức tạp nếu chỉ trong bài này .
Nói một cách đơn giản MAPI là cách để các ứng dụng và Email Client truyền thông với những máy chủ Microsoft Exchange và có khả năng kiểu IMAP đồng bộ Email , Contact , Calendar và các tính năng khác , tất cả đều gắn liền với Email Client hoặc các ứng dụng . Chức năng đồng bộ Email được Microsoft gọi tên là “Exchange ActiveSync” . Tùy thuộc vào thiết bị , điện thoại hoặc phần mềm sử dụng , cùng công nghệ này được gọi theo bất kì tên này trong 3 sản phẩm của Microsoft : Microsoft Exchange, MAPI, hoặc Exchange ActiveSync , nhưng sẽ cung cấp cùng dịch vụ đồng bộ Email dựa trên “đám mây” như của IMAP .
Bởi vì Exchange và MAPI là những sản phẩm Microsoft , chỉ có những công ty sở hữu những máy chủ Email Exchange hoặc dùng Windows Live Hotmail mới có khả năng dùng Exchange . Nhiều khách hàng , trong đó dùng Email Client trên Android và iPhone , hỗ trợ khả năng Exchange ActiveSync đó là cung cấp cho người dùng Hotmail kiểu Email “dựa trên đám mây” như với IMAP , dù cho Hotmail không có chức năng IMAP thực sự .
5. Những giao thức Email khác
Có các giao thức khác trong việc nhận , gửi thư và sử dụng Email nhưng hầu hết chúng ta đều dùng 3 phương thức trên vì vậy cũng không cần quan tâm tới những kỹ thuật khác .
Như vậy cần phải làm gì khi thiết lập Email
- Nếu bạn kiểm tra thư từ nhiều thiết bị khác nhau , trên điện thoại , hoặc máy tính hãy dùng Email Client với giao thức IMAP .
- Nếu bạn thương dùng Webmail và muốn điện thoại hoặc iPad của mình để đồng bộ với Webmail hãy dùng IMAP .
- Nếu dùng một Email Client trên một máy riêng biệt , ví dụ trong văn phòng , bạn có thể dùng POP3 .
- Nếu bạn có số lượng lớn thư muốn lưu trữ thì nên dùng POP3 để máy chủ Email không bị đầy .
- Nếu dùng Hotmail hoặc Exchange Server Email , MAPI hoặc Exchange ActiveSync sẽ cung cấp cho bạn những dịch vụ đồng bộ dựa trên “đám mây” như IMAP .
- Nếu không dùng Hotmail và bạn lại muốn đồng bộ Email , dùng IMAP . Nếu bạn dùng nó và muốn đồng bộ hãy sử dụng MAPI/Exchange ActiveSync .
Leave a Reply