Mail server là gì? Tại sao doanh nghiệp nên cần mail server?

Email là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình trao đổi liên lạc giữa các cá nhân hoặc doanh nghiệp với nhau. Việc gửi và nhận tin nhắn qua email khá đơn giản nhưng thể hiện được phong cách chuyên nghiệp và nghiêm túc trong công việc.

Tuy nhiên, khi lượng tài khoản quá lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một giải pháp tối ưu để dễ dàng trong việc quản lý, lưu trữ hay thiết lập các chiến dịch với email. Giải pháp cần nhất lúc này chính là Mail Server. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm về Mail Server là gì? Lợi ích của một Mail Server.

1. Mail server là gì?

Mail Server (Email Server) là một hệ thống máy tính trung tâm hay còn gọi là máy chủ thư điện tử, nơi chứa các thư được gửi trên mạng. Quá trình gửi – nhận các email được xử lý với tốc độ tùy thuộc vào cấu hình của từng máy, thường các máy chủ sẽ được cấu hình riêng với tên miền riêng, do đó, các email bạn gửi sẽ được gửi đến những địa chỉ mail khác dù là khác tên miền.

2. Mail Server có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?

Mail Server là cổng liên lạc giữa doanh nghiệp và các đối tác quan trọng, do đó chức năng Mail Server đem lại vai trò rất lớn đối với các tổ chức.

Ưu điểm của Mail Server

Không gian lưu trữ riêng biệt, bất khả xâm phậm
Bảo mật cao nhờ trang bị giao thức SSL
Hệ thống control panal đơn giản, dễ sử dụng
Chống được việc mail bị vào black list vì sử dụng IP riêng
Chống spam mail, virus với hiệu quả cực tốt
Tốc độ gửi – nhận email chỉ diễn ra trong vài giây tùy thuộc vào đường truyền Internet
…

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Mail Server

Chi phí rẻ: tất cả quá trình làm việc trên mail server đều thông qua kết nối Internet, nên chi phí bỏ ra cực kỳ thấp, thậm chí là không tốn bất kỳ chi phí nào
Quảng bá marketing cho công ty thông qua tên miền của đuôi email
Tạo sự tin tưởng cho khác hàng và phong cách làm việc chuyên nghiệp
Kiểm tra và quản lý nội dung email ra – vào của từng nhân viên
…

3. Cách thức hoạt động của Mail Server

Bước 1: Sau khi tạo và gửi email, khách hàng email của bạn sẽ được kết nối tới máy chủ SMTP mang tên miền của mình. SMTP sẽ đặt tên cho tất cả mọi thứ, ví dụ: smtp.tenmien.com.

Bước 2: Email của bạn sẽ “giao tiếp” với SMTP server và cung cấp những thông tin như: địa chỉ mail người gửi, người nhận, nội dung thư và file đính kèm.

Bước 3: Các máy chủ SMTP sẽ xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu tên miền giống như người gửi, tin nhắn sẽ chuyển trực tiếp đến máy chủ POP3 hoặc IMAP. Nếu tên miền khác nhau, các máy chủ SMTP sẽ giao tiếp với máy chủ của tên miền khác.

Bước 4: Để tìm ra Server của người nhận, SMTP của người gửi sẽ giao tiếp với DNS hoặc các máy chủ quản lý tên miền. DNS sẽ lấy thông tin tên miền người nhận và chuyển thành một địa chỉ IP. SMTP Server người gửi không thể thực hiện gửi email chính xác mà chỉ dựa trên tên miền thêm vào đó sẽ là địa chỉ IP. Địa chỉ IP (đơn nhất) sẽ giúp SMTP hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.

Bước 5: Sau khi có địa chỉ IP của người nhận, tức STMP người gửi đã có thể kết nối STMP Server người nhận.

Bước 6: SMTP server người nhận sẽ quét (scan) thư gửi đến. Nếu nhận ra tên miền và tên người gửi, nó sẽ chuyển tiếp (forward) mail thuộc POP3 hoặc IMAP server mang tên miền của bạn. Từ đây, email đã được gửi đến mục hộp thư đến của người nhận.